Finance and Payroll Administrator

• Accounting operations including billing, specifically invoicing, AR, AR management and reconciliation and Revenue Recognition.
• Maintaining an accurate record of financial transactions and ensuring quality control over financial transactions and financial reporting
• Posting and accepting payments via credit cards and answering any inquiries regarding the members’ accounts
• General financial support including reviewing and processing employee expense claims, preparing, posting and issuing cheques, processing and posting receivables and deposits, and preparation of bank reconciliations
• Assisting the Financial Controller with annual budget and cash flow forecasting
• Supporting the CCTS quarterly billing process by ensuring that service provider contact information is up-to-date, invoicing data is accurate. Creating statements of account, sending out invoice packages, recording receipts and ensuring all related information is well tracked and accurate
• Supporting the Finance Controller in month-end and year-end closing processes
• Ensuring all related activities are performed in compliance with generally-accepted accounting principles
• Supporting the Financial Controller with other tasks as required

• Accurately entering employee and Board Member payroll information in accordance with all current legislative requirements
• Gathering and completing bi-weekly payroll information for review and submission through Humi; preparing all information for payment of government remittances (EHT, WSIB) and garnishments and maintaining accurate file for payroll adjustments and calculations
• Processing employee group RSP program on the payroll and responding to inquiries regarding any changes to their contribution
• Maintaining files and records in written and electronic formats for the purpose of providing an up-to-date reference and audit trail for compliance
• Preparing and processing Records of Employment and T4’s
• Reconciling payroll, benefits and group RSP program and analyzing and resolving any discrepancies
• Responding to employee questions regarding payroll

• You have a minimum of 1 year experience in a financial support role and with minimum of 3 years experience in payroll administration.
• You have post-secondary education in Business Administration, Finance, Accounting and/or Payroll or a related area.
• You are proficient in Sage, QuickBooks and Simply Accounting.
• You have experience with data and bookkeeping.
• It’s not your first Payroll rodeo, you have experience with Ceridian, ADP or other payroll providers such as Humi or BambooHR.
• Your Word and PowerPoint skills are great, but your Excel skills are even better. We are looking for an individual with advanced Excel skills. 
• You are fluent in English, with excellent written and oral communications skills.
• Bilingual? Even better! French/English bilingualism is an asset.
• Speaking of assets, PCP Certification (or working towards) or membership to The Canadian Payroll Association are both considerable assets for this role.

Administrateur des finances et de la paie

• Opérations comptables, mais surtout à la facturation, à la gestion et au rapprochement des créances et à la comptabilisation des produits.
• Tenir un registre précis des opérations financières et assurer le contrôle de la qualité des opérations financières et des rapports financiers.
• Comptabiliser et accepter des paiements par carte de crédit et répondre à toute question sur les comptes des membres.
• Offrir un soutien financier général, y compris l’examen et le traitement des demandes de remboursement des frais du personnel, la préparation, la comptabilisation et l’émission de chèques, le traitement et la comptabilisation des créances et des dépôts et la préparation des rapprochements bancaires.
• Aider le contrôleur financier à préparer le budget annuel et les prévisions de trésorerie.
• Offrir du soutien pour le processus de facturation trimestrielle de la CPRST en s’assurant que les coordonnées des fournisseurs de services sont à jour et que les données de facturation sont exactes. Créer des relevés de compte, envoyer des factures groupées, consigner les reçus et s’assurer que tous les renseignements connexes sont exacts et qu’un suivi approprié est fait pour ces renseignements.
• Soutenir le contrôleur des finances dans le processus de clôture des comptes en fin de mois et d’exercice.
• Veiller à ce que toutes les activités connexes soient effectuées conformément aux principes comptables généralement reconnus.
• Soutenir le contrôleur financier dans d’autres tâches, le cas échéant.

• Saisir avec précision les renseignements relatifs à la paie des employés et des membres du conseil d’administration, conformément à toutes les exigences législatives en vigueur.
• Rassembler et entrer, toutes les deux semaines, les renseignements sur la paie pour examen et soumission dans Humi; préparer tous les renseignements pour le paiement des remises (EHT, WSIB) et des saisies-arrêts de l’État et tenir un dossier précis pour les ajustements et le calcul des salaires.
• Traiter les cotisations au RER collectif des employés sur la paie et répondre aux questions relatives à toute modification des cotisations.
• Tenir à jour la version papier et électronique des fichiers et des dossiers afin de pouvoir fournir des documents de référence à jour et des pistes d’audit aux fins de conformité.
• Préparer et traiter les relevés d’emploi et les T4.
• Rapprocher la paie, les avantages sociaux et le programme de RER collectif ainsi qu’analyser et résoudre tout écart.
• Répondre aux questions des employés sur la paie.

• Vous avez au moins un an d’expérience dans un rôle de soutien financier et au moins trois ans d’expérience l’administration de la paie.
• Vous avez un diplôme d’études postsecondaires en administration des affaires, en finances, en comptabilité, en administration de la paie ou dans un domaine connexe.
• Vous maîtrisez Sage, QuickBooks et Simply Accounting.
• Vous avez de l’expérience en matière de données et de tenue des livres.
• Vous n’êtes pas un débutant en matière de paie : vous avez de l’expérience avec Ceridian, ADP ou d’autres fournisseurs de services de paie comme Humi ou BambooHR.
• Vos compétences en Word et PowerPoint sont excellentes, mais vos compétences en Excel sont encore supérieures. Nous recherchons une personne ayant des connaissances avancées d’Excel. 
• Vous parlez couramment l’anglais et possédez d’excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Vous êtes bilingue? Oui? Encore mieux! Le bilinguisme français et anglais est un atout.
• Parlant d’atouts, être titulaire de l’accréditation de spécialiste en conformité de la paie (S.C.P.) (ou en voie de l’être) et être membre de l’Association canadienne de la paie sont deux atouts considérables pour ce rôle.