Office Administrator

hybrid
Ottawa, ON, Canada .
contract . April 28, 2025

Description

Le français suit…

Join Our Team as an Office Administrator!

Job Type: Maternity Leave Replacement contract (20 months), full-time

Expected Compensation: $55,000-$65,000 per year (depending on experience and qualifications).

Role: Existing role

Are you ready to make a difference in the telecommunications landscape?

At the Commission for Complaints for Telecom-television Services (CCTS), our goal is to provide impartial, fair and effective complaint resolution services, data and insights to telecom and TV consumers and service providers. We offer a free service to Canadians, and we need professionals like you to help us uphold our commitment to fairness and accountability.

Why CCTS?

At the CCTS, we believe in the power of connection - both in the services we deliver and the talents we cultivate. We are more than just a dispute resolution company; we are innovators, and problem-solvers dedicated to ensuring positive experiences for telecommunication and TV consumers and service providers. If you are looking to make a real impact in a dynamic environment, you have come to the right place!

Your Role:

As an Office Administrator, you will act as the administrative backbone of the organization, performing a variety of tasks to keep CCTS’ administrative and office functions running smoothly. You will wear many hats as you adapt to highly variable work requests from multiple departments of internal (and occasionally external) stakeholders. You will have the opportunity to flex your organization and time management skills as you provide administrative support across various teams, schedule all staff meetings and training, keep an inventory and organized rotation of office materials, and maintain day to day office functions in a hybrid environment. Unlike many other administrative and receptionist roles, this role requires only 3 days in office per week, allowing 2 days of flexible remote work per week.

Your Responsibilities:

Office Administration:
Attending the office 3 days per week (under the current hybrid model) and taking responsibility for ensuring smooth office processes both in-office and when working remotely
Maintaining the office to ensure functional day to day operation (for example, maintaining office supplies and inventory, organizing and filing documents, managing shredding needs, etc.)
Keeping the office orderly, organized and well-stocked by maintaining and organizing inventory of office and kitchen supplies
Managing incoming and outgoing courier and supply deliveries, as well as collecting, sorting and distributing mail (including off-site P.O. box)
Assist with the scheduling, coordination, and preparation for staff wide events, including in person and virtual meetings, training seminars, team building and social events
Provide administrative support with tasks such as filing, creation of general documents and presentations and maintaining contact lists
Liaise with building management and external suppliers for items relating to office management, including service calls
Greeting and signing in visitors in accordance with CCTS security policy and ensuring lobby and common areas are presentable
Issuing IDs and passes for CCTS employees
Supporting various technologies, such as the Sign-in App, Google Doorbell, digital suggestion box, etc.

Administrative Services:
Running various reports for departmental needs
Processing access requests
Employee engagement administration (such as birthday emails, service anniversaries, employee recognition, etc.)
Filing forms and documents
Back up to Administrative roles in other departments
Supporting HR, IT and other departments with administrative tasks and special projects that may arise from time to time
Purchasing and tracking expenses related to Human Resources, training and office administration and preparing weekly financial reports
Monitoring and providing support via the Admin Support email inbox

Our ideal candidate:

Our ideal candidate can communicate effectively to foster strong relationships with other employees and operate with the highest degree of ethics and integrity. They have a strong ability to manage multiple priorities within deadlines without sacrificing quality of work Lastly, they take pride in their work and their contributions to the organization and show good judgement in planning their own work.

Must have magic:

A post-secondary education (minimum 2-year community college), preferably in administration, business, and/or project management
A minimum of 1 year experience in an administrative role, including experience with general office administration
Exceptional attention to detail and ability to work to a high degree of accuracy.
Intermediate to advanced knowledge and experience with MS Office Suite, including Outlook, Word, Excel, and PowerPoint
Strong initiative to independently solve problems, as well as an understanding of when it is appropriate to involve others
The ability to handle confidential information tactfully and discreetly
An Understanding of the telecommunications or television industry, or experience in call centre environments is an asset
Bilingualism (FR/ENG) is very strongly preferred

How to Apply:

Are you ready to embark on an exciting journey?

Be sure to polish your résumé and write a compelling cover letter to take advantage of this opportunity! Only candidates selected for an interview will be contacted. Your path to making a meaningful impact starts here.

Accommodation:

At CCTS, we value an accessible and inclusive hiring process for all applicants, including those with disabilities. If you need accommodations, please let us know by emailing hr-rh@ccts-cprst.ca when you submit your application. We request at least one business day's notice before interviews or tests. Your comfort and accessibility are our priority, and we aim to support all applicants in showcasing their talents.

Commitment to Diversity Equity and Inclusion

At CCTS, we are dedicated to building a diverse and equitable workforce that reflects the communities we serve. We believe diversity strengthens our organization and enhances our ability to meet the needs of those we support. We are committed to providing equal employment opportunities for all, without discrimination based on race, colour, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability, or veteran status. We promote practices that celebrate the unique perspectives of everyone and invite applicants from all backgrounds to help us create a welcoming environment where all contributions are valued.

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Administrateur ou administratrice de bureau

Type d’emploi : Remplacement de congé de maternité à temps plein (20 mois)

Rémunération prévue : De 55 000 $ à 65 000 $ (selon l’expérience et les compétences).

Poste : Poste existant

Êtes-vous prêt à faire une différence dans le domaine des télécommunications?

À la Commission des plaintes relatives aux services de télécom-télévision (CPRST), nous avons pour objectif de fournir des services de règlement des plaintes, des données et des renseignements impartiaux, équitables et efficaces aux consommateurs et aux fournisseurs de services de télécommunications et de télévision. Le service que nous offrons aux Canadiens est gratuit, et nous avons besoin de professionnels comme vous pour nous aider à respecter notre engagement envers l’équité et la responsabilisation.

Pourquoi la CPRST?

À la CPRST, nous croyons au pouvoir de la connexion, tant pour ce qui est des services que nous offrons que des talents que nous cultivons. Nous ne sommes pas seulement une société de résolution de différends, nous sommes des innovateurs et des solutionneurs de problèmes qui se consacrent à assurer des expériences positives aux consommateurs et aux fournisseurs de services de télécommunications et de télévision. Si vous cherchez à faire une réelle différence dans la vie des gens, et cela dans un environnement dynamique, vous êtes au bon endroit!

Votre rôle :

À titre d’administrateur ou d’administratrice de bureau, vous serez la pierre d’assise de l’aspect administration de l’organisation et accomplirez diverses tâches pour assurer le bon fonctionnement des fonctions administratives et de bureau de la Commission des plaintes relatives aux services de télécom-télévision (CPRST). Vous jouerez plusieurs rôles alors que vous vous adapterez aux demandes de travail très variables provenant de plusieurs services d’intervenants internes (et parfois externes). Vous aurez l’occasion de démontrer votre sens de l’organisation et vos compétences en gestion du temps alors que vous fournirez du soutien administratif à diverses équipes, planifierez les réunions et la formation du personnel, maintiendrez les stocks et une rotation organisée des articles de bureau, et assurerez le travail de bureau quotidien dans un environnement hybride. Contrairement à de nombreux autres rôles administratifs et de réceptionniste, ce poste ne nécessite que trois jours de présence au bureau par semaine, permettant deux jours de télétravail flexible par semaine.

Vos responsabilités

Administration de bureau :
Assurer une présence au bureau trois jours par semaine (selon le modèle hybride actuel) et assumer la responsabilité d’assurer le fonctionnement harmonieux du bureau tant sur place qu’en télétravail.
Assurer le fonctionnement du bureau au quotidien (par exemple, tenir à jour les fournitures de bureau et l’inventaire, organiser et classer les documents, gérer les besoins en matière de déchiquetage, etc.).
Maintenir le bureau en ordre et organisé et gérer l’approvisionnement en stocks en tenant à jour et en organisant l’inventaire des fournitures de bureau et de la cuisine.
Gérer les livraisons et les envois de services de messagerie et de fournitures, ainsi que la collecte, le tri et la distribution du courrier (y compris les cases postales hors site).
Aider à la programmation, à la coordination et à la préparation des activités virtuelles et en personne organisées pour l’ensemble du personnel, notamment les réunions, les séminaires de formation, les activités de renforcement de l’esprit d’équipe et les activités sociales.
Fournir un soutien administratif en effectuant des tâches telles que le classement, la création de documents généraux et de présentations et la tenue de listes de contacts.
Assurer la liaison avec les gestionnaires de l’immeuble et les fournisseurs externes en ce qui a trait à la gestion du bureau, y compris les appels de service.
Accueillir les visiteurs et leur faire signer le registre, conformément à la politique de sécurité de la CPRST et s’assurer que le hall d’entrée et les parties communes sont présentables.
Émettre des pièces d’identité et des laissez-passer pour les employés de la CPRST.
Assurer le soutien pour diverses technologies, comme l’application Sign-In, Google Doorbell, la boîte à suggestions numérique, etc.

Services administratifs :
Produire divers rapports pour répondre aux besoins des services.
Traiter les demandes d’accès.
Administrer la mobilisation du personnel (courriels d’anniversaire, anniversaires de service, reconnaissance des employés, etc.).
Classer les formulaires et les documents.
Agir comme remplaçant d’administrateur ou administratrice d’autres services.
Aider les RH et les TI, ainsi que d’autres services, dans le cadre de tâches administratives et de projets spéciaux qui peuvent survenir de temps à autre.
Effectuer les achats et faire le suivi des dépenses liées aux Ressources humaines, à la formation et à l’administration de bureau, et préparer les rapports financiers hebdomadaires.
Assurer une surveillance et un soutien par l’entremise de la boîte de réception du soutien administratif.

L’indispensable : une touche de magie

Études postsecondaires (au moins deux ans dans un collège communautaire), de préférence dans le domaine de l’administration, des affaires et/ou de la gestion de projet.
Au moins un an d’expérience dans un rôle administratif, notamment dans l’administration générale de bureau.
Souci du détail exceptionnel et capacité à travailler avec grande précision.
Connaissance et expérience de niveau intermédiaire à avancé de la suite MS Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
Excellente initiative pour résoudre les problèmes de façon autonome et compréhension du moment où il est approprié de faire appel aux autres.
Capacité à traiter renseignements confidentiels avec tact et discrétion.
Compréhension du secteur des télécommunications ou de la télévision, ou expérience des centres d’appels, un atout.
Le bilinguisme (français/anglais) est très fortement souhaité.

Notre candidate ou candidat idéal

Notre candidat idéal est capable de communiquer efficacement pour favoriser des relations solides avec les autres employés et de fonctionner avec le plus haut degré d’éthique et d’intégrité. Il possède une grande capacité à gérer plusieurs priorités à la fois dans les délais impartis, sans sacrifier la qualité du travail. Enfin, il est fier de son travail et de sa contribution à l’organisation et fait preuve de jugement dans la planification de ses tâches.

Nous sommes impatients d’examiner votre demande! Si vous répondez à ces critères, vos talents uniques pourraient être la combinaison idéale pour notre équipe!

Comment présenter une demande :

Êtes-vous prêt à entreprendre ce voyage passionnant?

Assurez-vous de peaufiner votre curriculum vitæ et rédigez une lettre de présentation convaincante pour profiter de cette occasion! Nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus pour participer à une entrevue. Votre cheminement visant à faire une réelle différence commence ici.

Mesures d’adaptation :

À la CPRST, nous valorisons un processus d’embauche accessible et inclusif pour tous les candidats, y compris les personnes handicapées. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation, veuillez nous en informer en envoyant un courriel à hr-rh@ccts-cprst.ca lorsque vous soumettrez votre demande. Nous demandons un préavis d’au moins un jour ouvrable avant les entrevues ou les tests. Votre confort et votre accessibilité sont notre priorité, et nous voulons aider tous les candidats à mettre en valeur leurs talents.

Engagement envers la diversité, l’équité et l’inclusion

À la CPRST, nous nous engageons à bâtir une main-d’œuvre diversifiée et équitable, qui reflète les collectivités que nous servons. Nous croyons que la diversité renforce notre organisation tout comme notre capacité à répondre aux besoins de ceux que nous appuyons. Nous nous engageons à offrir des possibilités d’emploi égales à tous, sans discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’origine nationale, le handicap ou le statut d’ancien combattant. Nous faisons la promotion de pratiques qui célèbrent les points de vue uniques de tous, et invitons les candidats de tous horizons à créer un environnement accueillant où toutes les contributions sont valorisées.

Compensation

$55,000.00 - $65,000.00 per year

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