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Office Administrator - Maternity Leave Contract

275 Slater Street, Ottawa, Ontario, Canada, K1P 5H9
contract . April 18, 2023


Le français suit…

Office Administrator – Human Resources

Job Type: Maternity Leave Replacement contract (18 months), full-time, with benefits

Salary: Starting at $55,000-$65,000 (depending on experience and qualifications), excellent benefits provided.
At the CCTS, our mandate is to review and resolve telecommunications and television complaints after interaction between the customer and their service provider has failed to produce a satisfactory outcome. The CCTS provides a free and impartial service to customers across Canada.
We represent an organization of unbiased, fair and highly dedicated professionals who understand the needs of disputing parties, and who diligently investigate and work towards resolutions that reflect and respect the needs of both parties.

Our Culture:
Our offices are located in our nation’s beautiful capital, the CCTS is a dynamic and growing organization that highly values its people. We foster a workplace that is supportive and emphasizes the importance of work-life balance. Our current hybrid model offers employees the flexibility and benefits of working from home as well as from the office. We value diversity and we strongly believe in supporting the growth and development of our employees, who come from varied personal and professional backgrounds.
The environment, both onsite and in the virtual world, is welcoming, collegial, collaborative and team-oriented.

Your Role:
The Office Administrator performs a wide range of administrative and office support duties across various departments to facilitate the efficient operation of the organization. This hybrid role is required to attend the office two days per week to ensure smooth day to day processes in a hybrid working environment. Although this role provides support across the organization, a lot of this support is especially focused on supporting the Human Resources team.

Your Responsibilities:
  • Responsible for the smooth and efficient day to day office processes under a hybrid model
  • Purchase and track expenses related to Human Resources, training and office administration
  • Keep the office orderly, organized and well-stocked by maintaining and organizing inventory of office and kitchen supplies
  • Assist with the scheduling, coordination, and preparation for staff wide events, including in person and virtual meetings, training seminars, team building and social events
  • Provide administrative support with tasks such as filing, creation of general documents and presentations and maintaining contact lists
  • Liaise with building management and external suppliers for items relating to office management, including service calls, floor planning, and office furniture and design; assist with related project management
  • Support the planning and scheduling of staff trainings (in conjunction with the Human Resources team and other departments)
  • Responsible for mail and courier pickup and deliveries, and distribution
  • Back up to Administrative roles in other departments
  • Support the HR Director in various projects and initiatives related to human resources, as needed
  • Support other departments with administrative tasks and special projects that may arise from time to time

You should apply if:
  • You have a post-secondary education (minimum 2-year community college), preferably in administration, business, and/or project management
  • You have a minimum of 3 years’ experience in an administrative role, including experience with general office administration
  • You have exceptional attention to detail and ability to work to a high degree of accuracy.
  • You have intermediate to advanced knowledge and experience with MS Office Suite, including Outlook, Word, Excel, and PowerPoint
  • You take initiative to independently solve problems, but know when it is appropriate to involve others
  • You are a creative thinker who enjoys building and improving processes to ensure high levels of efficiency in your work
  • You handle confidential information tactfully and discreetly
  • If you also have some experience in the telecommunications or television industry that would be an asset
  • Bilingual? Even better! French/English bilingualism is strongly preferred, and a strong comprehension of French is definitely an asset for success in the role.

 Our ideal candidate can communicate effectively to foster strong relationships with other employees and operate with the highest degree of ethics and integrity. They have a strong ability to manage multiple priorities within deadlines without sacrificing quality of work Lastly, they take pride in their work and their contributions to the organization and show good judgement in planning their own work.

Do you enjoy working with a dynamic team of professionals, and meet the qualifications listed above? If yes - we want to hear from you!

Interested candidates should prepare a résumé and cover letter and apply by clicking above. Only candidates selected for an interview will be contacted.

The CCTS welcomes all applicants and encourages candidates from diverse backgrounds and people with disabilities to apply to join our team of dedicated professionals.

The CCTS will make every reasonable effort to accommodate prospective candidates under any of the protected grounds of discrimination. Should you need an accommodation in relation to a job opportunity or testing or require this posting in an alternate format, please make the request as soon as possible. All requests for accommodation will be considered in a fair and objective manner that will ensure applicants are treated with respect and dignity. Information received in relation to accommodation measures will be addressed confidentially.

Administrateur ou administratrice de bureau, Ressources humaines

Type d’emploi : Remplacement de congé de maternité à temps plein (18 mois), avec avantages sociaux

Salaire : De 55 000 $ à 65 000 $ (selon l’expérience et les compétences), excellents avantages sociaux offerts.

La Commission des plaintes relatives aux services de télécom-télévision (CPRST) a pour mandat d’examiner et de régler les plaintes au sujet des services de télécommunications et de télévision lorsqu’un client et son fournisseur de services ne parviennent pas à trouver ensemble une solution satisfaisante. La CPRST fournit gratuitement et de façon impartiale des services aux Canadiens.
La CPRST représente un organisme de professionnels impartiaux, justes et très dévoués, qui comprennent les besoins des parties en litige, et qui enquêtent et travaillent avec diligence pour trouver des solutions qui reflètent et respectent les besoins des deux parties.

La culture de la CPRST
La CPRST est un organisme dynamique et en pleine croissance qui accorde une grande importance à ses employés. Ses bureaux sont situés dans la belle capitale de notre pays. À la CPRST, nous favorisons un milieu de travail positif, qui accorde une grande importance à l’équilibre travail-vie privée. Notre modèle hybride actuel offre aux employés la souplesse et les avantages du travail à domicile et au bureau. Nous accordons une grande valeur à la diversité et croyons fermement qu’il faut soutenir la croissance et le perfectionnement de nos employés, qui proviennent d’horizons personnels et professionnels variés.

Notre milieu de travail, tant sur place que dans l’univers virtuel, est accueillant, collégial et axé sur la collaboration et le travail d’équipe.

Votre rôle
L’administrateur ou administratrice de bureau effectue un large éventail de tâches administratives et de soutien de bureau dans divers services afin de favoriser le fonctionnement efficace de l’organisation. Ce rôle hybride nécessite de se rendre au bureau deux jours par semaine afin d’assurer un fonctionnement quotidien harmonieux dans notre milieu de travail hybride. Bien que le titulaire de ce rôle offre du soutien à l’échelle de l’organisation, une grande partie de l’aide apportée est destinée à l’équipe des Ressources humaines.

Vos responsabilités
  • Responsable du fonctionnement quotidien harmonieux et efficace du bureau dans le cadre du modèle hybride
  •  Effectuer les achats et le suivi des dépenses liées aux Ressources humaines, à la formation et à l’administration du bureau
  • Maintenir le bureau en ordre et organisé et gérer l’approvisionnement en stocks en tenant à jour et en organisant l’inventaire des fournitures de bureau et de la cuisine.
  • Aider à la programmation, à la coordination et à la préparation des activités virtuelles et en personne organisées pour l’ensemble du personnel, notamment les réunions, les séminaires de formation, les activités de renforcement de l’esprit d’équipe et les activités sociales.
  • Fournir un soutien administratif en effectuant des tâches telles que le classement, la création de documents généraux et de présentations et la tenue de listes de contacts.
  • Assurer la liaison avec la direction de l’immeuble et les fournisseurs externes en ce qui a trait aux éléments liés à la gestion du bureau, notamment les appels de service, les plans l’étage, le mobilier et la disposition du bureau; aider à la gestion de projets connexes.
  • Soutenir la planification et la programmation des formations du personnel (en collaboration avec l’équipe des Ressources humaines et d’autres services)
  •  Assurer la responsabilité de la collecte, de la livraison et de la distribution du courrier et des expéditions.
  • Agir comme remplaçant d’administrateur ou administratrice d’autres services
  • Appuyer le directeur des RH dans divers projets et initiatives liés aux ressources humaines, au besoin.
  • Aider d’autres services dans le cadre de tâches administratives et de projets spéciaux qui peuvent survenir de temps à autre

Vous devriez poser votre candidature dans les cas suivants :
  • Vous avez fait des études postsecondaires (au moins deux ans dans un collège communautaire), de préférence dans le domaine de l’administration, des affaires et/ou de la gestion de projet
  • Vous avez au moins trois ans d’expérience dans le domaine administratif, notamment dans l’administration générale de bureau
  • Vous démontrez un excellent souci du détail et êtes capable de travailler avec grande exactitude.
  • Vous avez une connaissance et une expérience de niveau intermédiaire à avancé de la suite MS Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint
  • Vous êtes capable de résoudre des problèmes de manière indépendante, mais vous savez quand il est approprié de demander de l’aide.
  • Vous êtes reconnu pour votre créativité et aimez élaborer et améliorer des processus pour assurer un haut niveau d’efficacité dans votre travail.
  •  Vous traitez les renseignements confidentiels avec tact et discrétion
  • Une expérience dans le secteur des télécommunications ou de la télévision serait un atout
  • Vous êtes bilingue? Merveilleux! Le bilinguisme, français et anglais, est fortement souhaité; une bonne compréhension du français est certainement un atout pour réussir dans cette fonction.

Notre candidat idéal est capable de communiquer efficacement pour favoriser des relations solides avec les autres employés et de fonctionner avec le plus haut degré d’éthique et d’intégrité. Il possède une grande capacité à gérer plusieurs priorités à la fois dans les délais impartis, sans sacrifier la qualité du travail. Enfin, il est fier de son travail et de sa contribution à l’organisation et fait preuve de jugement dans la planification de ses tâches.

Aimez-vous travailler avec une équipe dynamique de professionnels et possédez-vous les qualifications mentionnées ci-dessus? Oui? Alors, nous voulons vous recontrer!

Les candidats intéressés devraient préparer un curriculum vitæ et une lettre de présentation et soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton ci-dessus. Seuls les candidats retenus seront convoqués à une entrevue.

La CPRST accepte toutes les candidatures et encourage les candidats de tous les horizons, ainsi que les personnes handicapées, à soumettre leur candidature afin de se joindre à une équipe de professionnels dévoués.

La CPRST fera tous les efforts raisonnables pour accommoder des candidats touchés par un motif de discrimination protégé par la loi. Si vous avez besoin qu’une mesure d’adaptation soit mise en place en rapport avec une offre d’emploi ou un test, ou si vous avez besoin de consulter cette offre dans un autre format, veuillez en faire la demande le plus rapidement possible. Toutes les demandes d’adaptation seront examinées de manière juste et objective, afin que les candidats soient traités avec respect et dignité. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.


$55,000.00 - $65,000.00 per year

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